Las cuotas sociales son un tipo de ingreso característico de organizaciones sociales sin ánimo de lucro. Estas corresponden a un pago anual, definido para un año social por el directorio de la entidad, el cual deben realizar todos los socios miembros que componen la Asamblea de la organización.

Si bien la cuota social se define como un monto anual a pagar, según lo defina la gestión financiera de la organización, la recaudación de ésta puede ser ejecutada de manera subdividida, por pagos parcializados de esta, como por ejemplo cuotas mensuales.

Si un socio miembro de la Asamblea no tiene el pago de sus cuotas sociales al día, lo más común y que debiese encontrarse definido dentro de sus estatutos sociales, es la incapacidad para postularse a directorio, voto en instancias de sufragio y elecciones en la Asamblea, y en el peor de los casos y dependiendo el tiempo transcurrido con cuotas sociales impagas, la pérdida de calidad de socio miembro de la organización.

Debido lo anterior, es muy importante para cumplir no solo con los gastos operacionales de la entidad, sino que que además con la legalidad de los actos administrativos definidos en los estatutos de la organización, como lo son la elección de directorio por ejemplo, tener la gestión de recaudación y cobranza de las cuotas sociales al día, reconociendo a los socios miembros que tienen al día sus cuotas sociales pagadas, como también a aquellos con pagos de cuotas sociales en mora.

Las dificultades de administrar las cuotas sociales

Un directorio o directiva de una organización sin ánimo de lucro pequeña, ve en las cuotas sociales su fuente de ingreso estable más básica, y en muchas situaciones, la única fuente de ingreso clara para la organización.

Muchos pensarán que cobrar cuotas sociales es tarea sencilla, que casi en el 100% de los casos, recae en el cargo de tesorero del directorio. Si tuviéramos que definir el proceso al día de hoy, el trabajo operativo del tesorero consiste básicamente en revisar la cartola bancaria de la organización (o a veces, de mala práctica, la.suya propia), y revisar todas las transferencias recibidas, una por una, intentando obtener la información de emisor para poder asignar cada pago a un socio, luego, enviar un correo o mensaje al socio que se encuentra en mora, recordando el pago pendiente. La verdad es que cuando son pocos socios, entre 30 o menos, esta labor solo representa unas cuantas horas al mes.

Sin embargo, cuando la organización busca crecer en cantidad de socios miembros, comienza a verse limitada en lo operativo, y el tesorero que antes dedicaba solo unas horas de su tiempo en mantener las cuentas de la organización al día, hoy se ve enfrascado en revisar una cantidad importante de transferencias electrónicas, intentando asignarlas a sus respectivos emisores.

Para hacerte una idea de por qué se vuelve engorroso o dificulta este proceso, hay que tener en cuenta que:

1. Por lo general, todos los socios pagan la misma cantidad de dinero mensual por concepto de cuota social, lo que significa que para diferenciar los diversos pagos, solo puedes concentrarte en el emisor;

2. Los bancos en sus sitios web no siempre muestran los nombres del emisor o titular de la cuenta de origen en sus cartolas, sino que los ID nacionales o Rol Único Nacional asignado a la persona según el país al que pertenezca;

3. Las personas no siempre transfieren desde la misma cuenta, aunque se observe el nombre de la cartola, a veces existirá un miembro que pague con otra cuenta a su nombre, con una cuenta de un familiar, e incluso, con la cuenta de su empresa, lo que genera una adivinación por descarte muchas veces, el nombre del socio emisor de dicha transferencia;

4. No todos los socios te envían un comprobante de transferencia por correo electrónico dando aviso;

5. No todos pagan en la misma fecha, muchos pagarán con días de adelanto y meses de adelanto, o por el contrario, con días de atraso y meses de atraso, por lo que muchos pagos recibidos durante un mes puntual, no necesariamente corresponden a la cuota social de dicho mes;

6. Algunos te pagarán en efectivo, cuando se vean presencialmente con el tesorero, lo que genera que el tesorero deba pasearse con dineros que no le pertenecen, arriesgando robo o extravío, y muchas veces perdiendo tiempo para ir a depositar;

7. Finalmente, para todas esas transferencias y pagos imposibles de rastrear, el tesorero deberá comunicarse con cada uno de los principales sospechosos de haber efectuado el pago, intentando lograr cuadrar cada uno de los abonos entregados. El problema es que no siempre, el pago resulta ser de un sospechoso, a veces es de quién menos te lo esperas (alguien que le parecía útil comenzar a pagar meses por adelantado sin dar aviso por ejemplo), manteniéndose abonos sin dueño durante meses, hasta dar con el socio emisor.

Por estas razones, la labor del tesorero y el tiempo que debe destinar a esta responsabilidad administrativa encomendada por su organización, puede convertirse en un quehacer problemático, laborioso y estresante, en especial en organizaciones sin ánimo de lucro con más de 50 socios.

Para quienes piensen que, independiente de los problemas que causa esta labor, generalmente no es el único trabajo que un tesorero debe hacer para cumplir con los deberes de su cargo, los cuales incluyen compras, pagos, gestiones de organización, reuniones de directorio, entre otras.

Entendiendo todo esto, igualmente debemos tener la premisa más básica en mente sobre todo el trabajo que debe realizar este socio de la organización: los trabajos de directorio de una organización sin ánimo de lucro son ad honorem, es decir, no son remunerados de ninguna manera, lo que traduce en un trabajo voluntario por parte de sus miembros, donde el único premio por su gestión, serán aplausos y agradecimientos de la Asamblea por el tiempo entregado a la entidad. Entonces ¿no sería mejor buscar alternativas para hacer la vida del tesorero y directorio más fácil, gestionar e idealmente automatizar el cobro e identificación de pagos por conceptos de cuotas sociales y otros pagos, en especial en una de las labores más delicadas que existen, la administración, recaudación y cobranza de los dineros y fondos de la institución?