El tiempo que tu organización dedica a gestionar pagos a mano
Revisar pagos, identificar transferencias, actualizar registros, responder consultas y hacer seguimiento a quienes todavía no han pagado.
Para muchas organizaciones, estas tareas forman parte de la rutina administrativa. Se realizan todos los días, se distribuyen entre distintas personas y, precisamente por eso, es fácil perder de vista cuánto tiempo terminan consumiendo.
El problema no está solamente en que sean tareas manuales. Está en que cada hora destinada a revisar, conciliar o perseguir pagos es una hora administrativa que deja de estar disponible para otras actividades de la organización.
Aunque ese costo muchas veces no aparece explícitamente en un presupuesto, distintas
investigaciones permiten observar que la gestión de cuentas por cobrar puede absorber una
cantidad relevante de tiempo de trabajo.
¿Cuánto tiempo se dedica a gestionar cuentas por cobrar?
El 2026 Accounts Receivable Report de Chaser analiza la forma en que profesionales de
contabilidad y finanzas gestionan sus cuentas por cobrar y el impacto que estos procesos tienen sobre sus equipos.
Según Chaser, el 76% de las empresas encuestadas dedica tres o más horas semanales a tareas relacionadas con cuentas por cobrar, mientras que el 40% dedica seis horas o más por semana. El reporte relaciona esta carga de trabajo con actividades como seguimiento manual, resolución de consultas y conciliación de pagos.
Estos resultados corresponden a la muestra internacional analizada por Chaser y no representan específicamente la realidad de las organizaciones chilenas. Sin embargo, sirven para dimensionar cuánto tiempo pueden absorber estas tareas dentro de un proceso de cobranza.
Fuente: Chaser, The 2026 Accounts Receivable Report (2026).
Ese tiempo no necesariamente se concentra en una sola gran tarea. Puede distribuirse entre pequeñas acciones que se repiten: comprobar si llegó una transferencia, identificar quién pagó, actualizar un registro, responder una consulta o contactar nuevamente a quien mantiene un pago pendiente.
Conciliar un pago es más que comprobar que el dinero llegó
Transformance utiliza el concepto Cash Application para describir el proceso de asociar un pago recibido con las facturas u obligaciones pendientes correspondientes y registrar posteriormente esa información en el sistema contable.
Según la descripción de Transformance, en un proceso manual pueden intervenir acciones como revisar la información bancaria, identificar un depósito, obtener los antecedentes asociados al pago, encontrar las facturas abiertas correspondientes, asociar el pago y finalmente registrarlo en el sistema.
Esto ayuda a entender por qué una tarea aparentemente sencilla como “revisar quién pagó” puede involucrar varios pasos administrativos. En este artículo no utilizamos las estimaciones de minutos por transacción publicadas por Transformance para calcular cuánto debería tardar una organización.
Esos valores corresponden a contextos empresariales específicos y no contamos con evidencia suficiente para extrapolarlos al tipo de organizaciones que utilizan Membrezia.
Lo relevante de esta fuente aquí es la descripción del proceso manual.
Fuente: Transformance, What is Cash Application? Definition + Examples.
Cuando el pago no llega, aparece otra tarea: cobrar
La carga administrativa tampoco termina en la conciliación. Cuando un pago se atrasa, alguien debe detectarlo y hacer seguimiento.
Una investigación publicada en 2025 por el Office of the Small Business Commissioner del Reino Unido, encargada junto al Department for Business and Trade y realizada por London Economics, analizó el impacto de los pagos atrasados sobre las empresas.
Según esa investigación, el 22% de las empresas encuestadas declaró destinar tiempo de su personal a perseguir pagos atrasados. Entre las empresas afectadas por pagos atrasados, el estudio estimó un promedio de 86 horas de trabajo al año por empresa destinadas a esta actividad.
Este dato corresponde específicamente al Reino Unido y no debe interpretarse como una
estimación para Chile ni extrapolarse directamente a una organización local. Su relevancia está en demostrar, mediante una investigación institucional, que perseguir pagos atrasados consume tiempo de trabajo y que esa carga administrativa puede medirse.
Fuente: Office of the Small Business Commissioner (UK), Late Payments Research (2025), investigación encargada junto al Department for Business and Trade y realizada por London Economics. https://www.smallbusinesscommissioner.gov.uk/late-payments-research-2/
El problema no es una sola tarea, sino la suma de todas
Revisar una transferencia puede tomar poco tiempo. Responder un mensaje preguntando “¿te llegó mi pago?” también. Actualizar un registro o enviar un recordatorio pueden parecer acciones menores.
Pero la gestión manual de cuentas por cobrar no está formada por una sola de estas acciones. Es la repetición de todas ellas a lo largo del tiempo.
El reporte 2026 de Chaser permite observar esa acumulación al reportar que el 76% de las
empresas de su muestra dedican al menos tres horas semanales a actividades relacionadas con cuentas por cobrar.
Fuente del dato: Chaser, The 2026 Accounts Receivable Report (2026).
¿Cuánto tiempo de nuestro equipo estamos destinando cada semana a gestionar pagos?
El costo que no aparece directamente en la planilla
Existe además otro problema asociado a los procesos manuales: la información no siempre se actualiza al mismo ritmo que los pagos.
Transformance explica que, mientras un pago recibido todavía no ha sido correctamente asociado y registrado, puede existir una diferencia entre el dinero recibido y lo que muestran los registros de cuentas por cobrar. La fuente advierte que esto puede llevar, entre otras consecuencias, a continuar gestiones de cobro sobre facturas que ya fueron pagadas.
En una organización, una situación de este tipo puede requerir comprobaciones y actualizaciones adicionales. El costo, entonces, no está solamente en revisar un pago: también puede aparecer en la fricción de depender de procesos que necesitan intervención manual para mantener la información al día.
Fuente conceptual: Transformance, What is Cash Application? Definition + Examples.
¿Y qué ocurre con el tiempo que se recupera?
Aquí aparece una dimensión menos evidente: el costo de oportunidad.
El 2026 Accounts Receivable Report de Chaser plantea que el tiempo destinado a tareas manuales de cuentas por cobrar resta capacidad a los equipos financieros para concentrarse en actividades de mayor valor, como planificación, proyecciones y apoyo a decisiones de crecimiento.
En organizaciones más pequeñas, ese mismo principio puede trasladarse a otras prioridades:atender miembros o clientes, organizar actividades, mejorar procesos, revisar información de gestión o desarrollar nuevas iniciativas.
Por eso, la pregunta sobre el costo de la administración manual no necesita tener una respuesta universal en pesos. El valor de ese tiempo dependerá de cada organización y de lo que su equipo podría estar haciendo durante esas horas.
Fuente: Chaser, The 2026 Accounts Receivable Report (2026).
Automatizar no significa solamente ahorrar tiempo
La automatización de cuentas por cobrar también puede ayudar a sistematizar el seguimiento.
En el estudio 2026 de Chaser, entre los encuestados que habían utilizado software de automatización de cuentas por cobrar, el 71% reportó recibir los pagos dentro de las dos semanas posteriores al vencimiento, frente al 47% entre quienes no habían utilizado este tipo de software.
Chaser presenta esta diferencia como una probabilidad 52% mayor de recibir el pago dentro de ese período entre quienes habían utilizado la automatización. Es importante interpretar correctamente este resultado: se trata de una asociación observada en la encuesta de Chaser, no de una relación causal demostrada ni de una mejora garantizada al implementar automatización.
Aun así, el resultado aporta otra perspectiva: automatizar la cobranza no consiste únicamente en ejecutar más rápido una tarea que antes hacía una persona. También permite construir procesos de seguimiento más sistemáticos.
Fuente: Chaser, The 2026 Accounts Receivable Report (2026).
Los canales de seguimiento también forman parte del proceso
El reporte de Chaser señala que el 91% de las empresas encuestadas utiliza email para realizar seguimiento de cuentas por cobrar, mientras que el 56% utiliza llamadas telefónicas, el 23% SMS y el 15% WhatsApp.
La misma investigación reporta que quienes combinaban SMS y email recibían pagos dentro de dos semanas en el 73% de los casos, frente al 49% entre quienes utilizaban solamente email. Chaser describe esta diferencia como una mejora relativa del 49%.
Estos porcentajes corresponden exclusivamente a la muestra estudiada por Chaser y no
representan resultados garantizados para otras organizaciones o mercados. Sí permiten observar que la gestión de cobranza involucra seguimiento, consistencia y distintos canales de comunicación.
Fuente: Chaser, The 2026 Accounts Receivable Report (2026).
Entonces, ¿cuál es el verdadero costo?
No existe una cifra universal. Una organización puede tener decenas de pagos mensuales y otra, cientos. Algunas reciben principalmente transferencias; otras utilizan medios de pago integrados. Algunas cuentan con equipos administrativos completos y otras concentran toda la gestión en una sola persona.
Por eso, en lugar de asignar arbitrariamente un precio a una hora administrativa, puede ser más útil medir primero las horas que realmente utiliza cada organización en revisar e identificar pagos, conciliar transferencias, actualizar registros, responder consultas, enviar recordatorios, hacer seguimiento y resolver diferencias. Después de conocer ese tiempo, cada organización puede determinar cuánto vale realmente para ella.
De un proceso manual a uno automatizado
Cuando una organización administra pagos recurrentes, una parte importante de estas tareas puede integrarse dentro de un mismo flujo.
En Membrezia, el proceso de cobranza puede incorporar recordatorios, links de pago, conciliación, actualización de registros y emisión de documentos, disminuyendo la cantidad de intervenciones manuales necesarias durante el ciclo de cobro.
La diferencia no está solamente en hacer más rápido lo mismo. Está en reducir la necesidad de que una persona intervenga una y otra vez para comprobar y actualizar información que puede mantenerse integrada dentro del proceso.
¿Cuántas horas de tu equipo se van cada semana en tareas que podrían estar automatizadas?
El número será diferente para cada organización.
Pero el tiempo sigue teniendo valor aunque nunca aparezca como una línea llamada “gestión manual de pagos” en el presupuesto. Y cuando esas pequeñas tareas se repiten semana tras semana, el costo deja de ser invisible.
Fuentes consultadas:
Chaser Technologies Limited. The 2026 Accounts Receivable Report (2026). Utilizado para datos sobre tiempo semanal destinado a Accounts Receivable, actividades asociadas, canales de seguimiento y resultados reportados por encuestados que habían utilizado automatización. https://www.chaserhq.com/the-2026-accounts-receivable-report
Transformance. What is Cash Application? Definition + Examples. Utilizado para describir el concepto y las etapas que pueden intervenir en la aplicación manual de un pago. https://www.transformance.ai/glossary/cash-application
Office of the Small Business Commissioner (Reino Unido). Late Payments Research (2025), investigación encargada junto al Department for Business and Trade y realizada por London Economics. Utilizada para los datos sobre tiempo de personal destinado al seguimiento de pagos atrasados. Sus resultados corresponden al Reino Unido y no se extrapolan a Chile. https://www.smallbusinesscommissioner.gov.uk/late-payments-research-2/